La facturación electrónica, una tecnología fiscal basada en el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFdI) es un esquema de fiscalización adoptado en los últimos años por las autoridades hacendarias en México. A continuación le presentamos algunos datos de interés, que le ayudarán a entender mejor la manera de operar de esta tecnología.

1. ¿Qué son las facturas electrónicas?

Las facturas electrónicas son los comprobantes digitales que sustituyeron a las facturas impresas en papel, que dejaron de usarse hace poco tiempo. El Comprobante Fiscal Digital por Internet por sus siglas CFDI, es el nombre con el que se conoce oficialmente los nuevos comprobantes fiscales válidos en nuestro país, que al igual que las facturas tradicionales, son documentos mercantiles que reflejan toda la información de una operación de compraventa. Un CFDI es un termino que abarca además de las facturas, otros tipos de comprobantes fiscales como los Recibos de Nómina y Recibos de Honorarios, entre otros.

2. ¿Quiénes deben generar CFDIs?

Todos los contribuyentes están obligados a generar este tipo de comprobantes electrónicos, según se encuentra estipulado en el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación (CFF). Para los contribuyentes que deben emitir comprobantes fiscales por ventas al público en general, estos pueden optar por la emisión de comprobantes simplificados de acuerdo con la regla 2.7.1.23 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) para 2015, que establece que este tipo de comprobantes son también facturas electrónicas que pueden expedirse de manera diaria, semanal o mensual utilizando la clave de Registro Federal del Contribuyentes (RFC) genérica XAXX-010101-000. Las facturas electrónicas simplificadas contienen los importes totales correspondientes a los comprobantes de operaciones realizadas al público en general del periodo al que correspondan.

3. ¿Qué requisitos deben reunir los CFDI?

Una factura electrónica debe contener la siguiente información:

1. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida.
2. El régimen fiscal en que tribute el emisor, conforme a la Ley del impuesto sobre la renta (ISR).
3. En caso de contar con más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los CFDIs.
4. Contener el número de folio y el sello digital asignado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
5. Sello digital del contribuyente que expide, las personas físicas pueden usar la FIEL.
6. Lugar y fecha de expedición.
7. Clave del RFC de la persona a quien se expida el comprobante.
8. Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que ampare el comprobante.
9. Valor unitario consignado en número.
10. Importe total señalado en número y en letra.
11. Señalamiento expreso cuando la prestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades.
12. Deben indicar el monto de los impuestos trasladados, desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos según proceda.
13. También deben especificar la forma en que se realizó el pago: efectivo, transferencia electrónica de fondos, cheque nominativos o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o la denominada monedero electrónico autorizado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
14. Para ventas de primera mano de mercancías de importación, se debe indicar el número y fecha del documento aduanero.
15. Debe incluir datos adicionales del sello digital: fecha y hora de certificación y número de serie del certificado digital del Servicio de Administración Tributaria con el que se realizó el sellado.

Los comprobantes fiscales digitales cuentan además con un elemento informativo opcional llamado "Addenda", que permite integrar información de tipo no fiscal o mercantil, en caso de ser necesario. La "Addenda" debe incorporarse una vez que se le asigne el folio a la factura y que haya sido validada por el Servicio de Administración Tributaria o por un Proveedor de Certificación Autorizado (PAC).

4. ¿Cómo se debe distribuir y almacenar las facturas electrónicas?

Las facturas electrónicas se distribuyen a través de medios electrónicos, siendo el más común el envío por correo electrónico (email). En caso de no contar con un correo electrónico, el contribuyente debe cargar consigo un dispositivo de almacenamiento masivo, que bien puede ser una memoria USB, con el fin de solicitar que la factura le sea almacenada en ese medio.

Es importante señalar que, si bien puede existir una representación gráfica de los CFDIs (por lo general en el formato de documentos electrónicos PDF) las personas que entreguen, envíen o reciban una factura electrónica, están obligados únicammente a conservar el formato electrónico XML ya que sólo este formato cuenta con validez oficial.

Los archivos XML que representan los comprobantes digitales, deberán ser almacenados en medios magnéticos, ópticos o cualquier otro medio de almacenamiento informático como CD, DVD, Disco Duro, USB, etc., siempre que dicha tecnología o medio de almacenamiento se encuentre debidamente actualizado.

5. ¿Cómo se cancela una factura electrónica?

Si un contribuyente ha emitido un Comprobante Fiscal Digital por Internet y desea cancelarlo posteriormente, podrá hacer en todo momento a través de la página de internet el SAT utilizando para ello su Certificado de Sello Digital (CFD) en caso de ser personas morales, las personas físicas no requieren el CFD para llevar a cabo la cancelación y en su lugar pueden optar por utilizar su Firma Electrónica Avanzada (FIEL).

Si la factura electrónica fue generada por medio de un sistema proporcionado por un PAC, es importante destacar que muchos de estos sistemas cuentan con la funcionalidad integrada para llevar a cabo la cancelación de CFDIs que se generaron a través de los mismos, en los casos en donde el sistema no proporcione esta opción se puede hacer la cancelación en el portal del SAT como se indicó anteriormente.

Para las facturas que se generaron en la aplicación gratuita "Mis Cuentas" que ofrece el SAT, la cancelación puede hacerse a través del mismo sistema ya que este cuenta con la funcionalidad necesaria para llevar a cabo esa operación.