Si bien seleccionar un proveedor de factura electrónica es ahora más fácil y seguro, aún hay aspectos que debe revisar al llevar a cabo esta selección.
Seleccionar un proveedor para la emisión de comprobantes fiscales digitales a
través de internet (CFDI) mejor conocidos como facturas electrónicas, es ahora
más fácil ya que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) estableció los
criterios básicos que los proveedores deben cumplir y que aseguran que estos
cuentan con solvencia tanto económica y operacional como de infraestructura
necesarias para proporcionar el servicio. Sin embargo hay que considerar que
los proveedores de factura electrónica sólo tienen 3 obligaciones ante el
SAT: Validar los requisitos del comprobante, asignar el folio fiscal e
incorporar el sello digital del SAT al comprobante.
Debido a que dichas obligaciones constituyen aspectos muy básicos de la
facturación electrónica, la mayoría de los proveedores ofrece servicios
adicionales que no son regulados por la autoridad fiscal. Estos servicios son
complementarios y se enfocan principalmente en administrar la generación de
las facturas, así como proveer el almacenamiento y procesamiento de las
mismas; cuestiones que requieren especial atención, ya que implican que los
proveedores manejarán información sensible para usted o su empresa, teniendo
por ejemplo acceso al monto de las ventas que realiza. Por lo tanto es muy
importante revisar que al menos cuenten con las siguientes 3 características
esenciales:
1. Autorización
Lo primero que se debe hacer es validar que el proveedor este debidamente
autorizado por el Servicio de Administración Tributaria para la certificación
de comprobantes fiscales digitales a través de internet (CFDI). Para ello
puede consultar la lista de proveedores autorizados o bien, llamar a
InfoSAT al 01-800-4636-728. Adicionalmente, busque el logotipo oficial y
valide que el nombre comercial de la empresa y su razón social correspondan a
los publicados por la autoridad fiscal.
2. Formalidad
Cuidar la información de su empresa es un asunto delicado. Revise que el
proveedor le proporcione las debidas formalidades que se esperan de un
servicio de esta naturaleza. Debe firmar un contrato de prestación de
servicios así como verificar que dicho contrato establezca tanto los niveles
de servicio que usted obtendrá, así como las responsabilidades del proveedor,
conforme a las disposiciones civiles o mercantiles.
3. Seguridad
Revise cuidadosamente las medidas de seguridad con las que el proveedor
manejará la información de sus facturas. Aspectos como la encriptación de la
información de las facturas, así como el uso de servidores seguros son puntos
que debe evaluar en este apartado. Estas características de seguridad tienen
que estar debidamente estipuladas en el contrato. Ante cualquier irregularidad
o incumplimiento, siempre tiene la opción de presentar una queja o denuncia en
contra del proveedor, lo cual puede hacer a través de la opción Mi Portal en
la página de internet del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Obviamente habrá otros aspectos a considerar al seleccionar un proveedor de
facturación electrónica. En muchos casos la trayectoria del proveedor o el
tamaño de la empresa que representa pueden inclinar la balanza hacia ellos. Lo
importante es que considere al menos las características que se han revisado
para que pueda tomar una decisión mejor informada.